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Un tunnel d’automatisation des leads propulsé par l’IA qui réduit le travail manuel
Services financiers, prêts alternatifsAutomatisation d'un tunnel pour la gestion des leads
Nous avons conçu un tunnel d’automatisation sur mesure, propulsé par l’IA, qui a rationalisé la collecte des leads, automatisé les relances sécurisées et garanti que l’équipe interne n’était notifiée que lorsqu’un lead était réellement prêt à être examiné.
Un prestataire canadien de services financiers gérait ses leads de financement entrants via un processus entièrement manuel — suivi par boîte de réception, mises à jour de tableurs et relances ponctuelles envoyées à la main. À mesure que le volume de leads augmentait, ce fonctionnement est devenu inefficace, incohérent et difficile à faire évoluer.
Les CRM traditionnels ont été évalués, mais finalement écartés car jugés trop complexes et coûteux pour un flux de qualification et de suivi qui restait, au fond, relativement simple.
La transition
Avant l’automatisation, chaque étape nécessitait une intervention humaine:
- Les leads arrivaient via des formulaires du site web
- Les e-mails de candidature étaient envoyés manuellement
- Les relances étaient faites de mémoire ou par des recherches dans la boîte de réception
- Les demandes de documents étaient incohérentes
- Les équipes passaient des heures à relancer des dossiers incomplets
Le problème ne venait pas de la qualité des leads — mais de leur gestion.
Le client avait besoin d’une solution qui:
- Fonctionne au sein de ses outils existants
- Garantisse une sécurité stricte des documents
- Automatise les relances sans aspect robotisé
- Élimine les tâches administratives inutiles
- Évite la mise en place d’un CRM lourd et complexe
Ce que nous avons implémenté
Nous avons mis en place une automatisation sur mesure à l’aide de n8n et Google Workspace, conçue en fonction de la manière dont l’équipe travaille réellement.
Les composantes clés étaient:
- La capture automatisée des leads depuis les formulaires du site web vers un tableau Google Sheets central (faisant office de CRM léger)
- Un suivi des leads basé sur leur statut (Demande envoyée, Reçue, En cours d’examen, Approuvée, Rejetée)
- L’envoi automatisé des dossiers de soumission avec des relances sécurisées
- Le déclenchement automatique des demandes de documents une fois les soumissions reçues
- Une logique de suivi intégrée garantissant qu’aucun lead qualifié ne soit oublié
L’objectif
L’objectif était de construire un tunnel de gestion des leads simple, sécurisé et axé sur l’automatisation, sans introduire de nouveaux outils complexes ni de systèmes à apprendre. L’ensemble du flux de travail a été conçu pour s’intégrer entièrement à l’environnement Google Workspace existant du client, en s’appuyant sur des outils que l’équipe maîtrisait déjà. En évitant les plateformes CRM lourdes qui auraient ajouté des fonctionnalités superflues, des coûts de licence et des cycles d’implémentation prolongés, la solution s’est concentrée uniquement sur l’essentiel: un suivi clair des leads, des relances automatisées et des alertes opportunes lorsque qu’un lead était prêt à être examiné.
